Die Integration von Systemen ist ein Thema, welches in vielen Unternehmen nur am Rande behandelt wird. Dabei kann die Integration bei vielen Problemen helfen. Dazu zählen bspw. die Redundanzvermeidung, die Gewinnung neuer Erkenntnisse durch das Verbinden zuvor getrennter Daten, die zentrale Bereitstellung verteilter Aufgaben oder die systemseitige Unterstützung bei der Adaption neuer Systeme.

IBM Connections ist ein System, welches aktuell in vielen Unternehmen pilotiert wird. Bei IBM Connections gibt es die besondere Schwierigkeit, dass das System nicht geschaffen wurde, um einen Anwendungsfall zu lösen. Vielmehr ist es eine Zusammenstellung einzelner Komponenten, die sich in sozialen Netzwerken entwickelt haben, zusammengeschnürt zu einer Anwendung für Unternehmen. In IBM Connections lassen sich ohne Zweifel Anwendungsfälle abbilden, jedoch gibt es hierfür keine klaren Vorgaben. So ist es schwer für Mitarbeiter, die Scheu abzulegen und mit dem System zu arbeiten. Hier beißt sich die Katze allerdings in den Schwanz: Wenn nur wenige Personen mit dem System arbeiten, wird es nie von der breiten Masse adaptiert, da IBM Connections nur von den dort hinterlegten Inhalten lebt.

Somit müssen sich Unternehmen zwangsläufig die Frage stellen, ob eine optimale Nutzung von IBM Connections rein durch organisatorische Maßnahmen und damit verbunden die Mitarbeitermotivation zur Nutzung des Tools erreicht werden können oder ob zusätzliche Funktionalitäten implementiert werden müssen. Dazu zählen z. B. Gamification-Addons oder auch Erweiterungen des Contents, wie es z. B. unser Partner TIMETOACT mit ihrer Web Content Management Extension (XCC) super verwirklicht hat.

Wir von Seiten der hedersoft sehen ebenfalls den Content im Fokus, wählen jedoch einen anderen Ansatz: Die gleichen Mitarbeiter, die in IBM Connections für den Content sorgen sollen, sind die Mitarbeiter, die tagtäglich mit Hilfe anderer Systeme Aufgabe zu erledigen haben und Informationen aus verschiedenen Anwendungen verarbeiten müssen. Oftmals handelt es sich hierbei auch um IBM Notes Datenbanken, die für das tägliche Arbeiten genutzt werden, da viele IBM Connections Kunden auch eine produktive IBM Notes/Domino Infrastruktur besitzen.

Warum als nicht zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen?

Fliege 1 ;-):
Durch die zentrale Zurverfügungstellung der relevanten Informationen in IBM Connections, wird die Akzeptanz zur Nutzung von IBM Connections erhöht und die ersten Einstiegshürden schneller überwunden. Mitarbeiter bekommen ein „gutes Gefühl“ im Umgang mit IBM Connections, da dem User Informationen über „was ist zu tun“ und „wo ist es zu tun“ in IBM Connections angezeigt werden. IBM Connections übernimmt die Überwachung für mich, ohne dass ich selbst suchen oder von Mails „erschlagen“ werde. IBM Connections ist also „ein cooles Tool“, es spart mir Zeit!
Fliege 2:
Bedingt durch Punkt 1 werden dem Mitarbeiter schnell die Möglichkeiten von IBM Connections bewusst und er wird selbst zum „Content-Creator“. Und genau das entscheidet über den Erfolg bzw. Miterfolg von IBM Connections im Unternehmen!

An dieser Stelle setzt der hs.Crawler an. Dieser ermöglicht es, mit einfachen Mitteln, Daten nach bestimmten Kriterien aus verschiedenen Datenquellen zu lesen und die so gesammelten Daten nach IBM Connections zu überführen. Als Datenquelle können neben IBM Domino Datenbanken jegliche Datenquellen angebunden werden, sofern diese Schnittstellen bieten (z. B REST, WebService, …). So haben wir bereits die Issue Tracker Jira und Redmine angebunden.

Die gesammelten Daten können dann wiederum nach bestimmten Kriterien an IBM Connections überführt werden. So kann in den Activity Stream eines einzelnen Users oder in den Activity Stream einer Community geposted werden, es können Blogs angelegt und Blogeinträge geschrieben und aktualisiert werden, es können Foren angelegt und Foreneinträge erstellt werden, Wikis werden durch den hs.Crawler erstellt und Wiki Einträge geschrieben. Dateien können hochgeladen und Aktivitäten sowie ToDo-Items erstellt werden.

Wie arbeitet hs.Crawler?

Datenermittlung und Datenverteilung mit dem hs.Crawler

 

 

 

 

 

 

 


Ein einfaches Beispiel:

In einer IBM Notes Datenbank wird ein Urlaubsantrag durch einen Mitarbeiter erstellt und zur Genehmigung weitergeleitet. Der hs.Crawler registriert dies und erstellt in der HR Community in IBM Connections einen Eintrag im Activity Stream mit einem Link auf das Notes Dokument, sodass der Mitarbeiter im Personalwesen direkt aus Connections auf den Antrag in Notes zugreifen kann, um entsprechende Aktionen auszuführen.

Ein weiteres Beispiel:
Das Organisationshandbuch wird in IBM Notes gepflegt. Neue Einträge oder Änderungen müssen genehmigt werden. Nach der Genehmigung werden die Handbucheinträge automatisch durch den hs.Crawler in ein IBM Connections Wiki geposted oder dort aktualisiert, falls bereits ein Eintrag bestand.

Und noch eins:
In einer HelpDesk-Anwendung werden Tickets erstellt und Unteraufgaben zu einem Ticket bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Über hs.Crawler wird automatisch eine Aktivität in IBM Connections erstellt und aus den jeweiligen Unteraufgaben werden ToDo-Items mit der Zuordnung des jeweiligen Users. Die nachfolgende Abbildung soll das verdeutlichen:

Aktivitäten in IBM Connections

Aus einem Ticket-System werden Aufgaben zu „Activities“ und „ToDo-Items“ in IBM Connections

Weitere Informationen zum hs.Crawler finden Sie auf unserer Homepage oder in weiteren Blogeinträgen die wir immer wieder zu diesem Thema veröffentlichen werden.