Freuen Sie sich auf die neue Employee Experience Plattform Microsoft Viva, welches Microsoft am 04.02.2021 angekündigt hat. Doch was ist Viva und wofür soll es genutzt werden?

“Mit Microsoft Viva kündigt Microsoft heute eine Plattform an, die die Kommunikation, die Förderung des Wohlbefindens von Mitarbeitenden sowie den Zugang zu Wissen, Lerninhalten und Unternehmensressourcen direkt in die täglichen Arbeitsabläufe einbindet. Microsoft Viva umfasst die vier Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics, und wird als Teil von Microsoft 365 in erster Linie in Microsoft Teams genutzt.”

Inzwischen gibt es viele Applikationen von Microsoft, um das gemeinsame Arbeiten und Kommunizieren zu unterstützen. Seit Beginn der Pandemie und der dadurch bedingten hohen Anzahl von Remotearbeit fehlt es den Menschen trotzdem an Kommunikationsmöglichkeiten. Es gibt nur wenige, denen die Kommunikation und das Zwischenmenschliche bei der Arbeit nicht fehlen. Mal eben den Kollegen fragen, für Tipps oder wenn man Fachwissen braucht, ist gerade nicht immer einfach. Viele durchsuchen verschiedene Datenbanken, um die Informationen zu finden. Laut Microsoft verbringen Arbeitnehmer ca. 7 Arbeitswochen pro Jahr damit. Microsoft Viva soll als persönliches Portal für die Mitarbeiter dienen und basiert u.a. auf SharePoint. Es ist eine offene Plattform, in die auch andere Produkte und Apps integriert werden können.

Schauen Sie sich doch Microsoft Viva – Product Overview  für einen ersten Eindruck an

Viva Connections soll den Unternehmen als Intranet dienen, in dem das Wissen des Unternehmens gesammelt und geteilt wird. Mit einem personalisiertem Dashboard können die Mitarbeiter auf verschiedene Bereiche zugreifen. So können Aufgaben erledigt und Ziele besser erreicht werden, da die User einen besseren Überblick haben. Über einen Feed erhalten die Mitarbeiter wichtige Informationen des Unternehmen. Auch an Unterhaltungen, aus bspw. Yammer, können die User sich beteiligen ohne Teams zu verlassen. Viva Connections soll schon im ersten Halbjahr 2021 für den Desktop kommen, für mobile Endgeräte im Sommer 2021.

Mit Viva Topics finden Mitarbeitern schneller die Informationen, die Sie benötigen. Wenn Mitarbeiter Informationen suchen müssen, ist dies unproduktive Zeit, welche für alle Unternehmen teuer ist. Viva Topics organisiert unternehmerische Inhalte mittels KI und teilt die Daten in relevante Kategorien ein. Wenn Viva Topics Themen entdeckt, werden diese im Themencenter angezeigt. Sie können Suchbegriffe eingeben und erhalten dann Vorschläge oder auch Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen, die Ihnen weiterhelfen können. Wenn Sie mit der Maus über ein unbekanntes Thema fahren, kommt zunächst eine Erklärung und die bekannte “Hand”. Durch Anklicken erhalten Sie zum Begriff Ihre Erklärungen bzw. es wird Ihnen eine Sammlung angezeigt. So kommt das Wissen schnell zu Ihnen. Doch auch externes Wissen kann integriert werden, wie bspw. ServiceNow, Salesforce u.a.. Themen können vom Unternehmen freigegeben, aber auch vom Mitarbeiter über ein Themencenter angewählt werden. Da die Inhalte dem Datenschutz unterliegen, können die Mitarbeiter nur auf die Themen zugreifen, für die Sie freigegeben wurden. Viva Topics ist bereits für Business Kunden erhältlich.

Viva Learning ist der Einstiegspunkt für Schulungsmaßnahmen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, an Schulungen teilzunehmen bzw. diese als Angebot zu erhalten. In der Viva Learning-App für Teams sollen Lerninhalte und Angebote an einem Ort zusammengefasst werden. Oft vermissen Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in Ihren Arbeitsbereichen weiterzubilden oder Inhalte nochmals aufzufrischen. Mit Viva Learning könnten bspw. neue Mitarbeiter oder Auszubildende besser eingearbeitet werden. Aber auch die Weiterbildung kann hier gefördert werden. Vorgesetzte können den Mitarbeitern Schulungen direkt zuweisen und haben Einblicke, welche Bereiche bereits absolviert wurden. Die User können in Chats nach Schulungen suchen. In Teams können den Mitarbeitern Lerninhalte wie Schulungsunterlagen, Schulungsvideo oder Aufzeichnungen von Schulungen zur Verfügung gestellt werden. Über Viva Learning können bspw. Lerninhalte von Microsoft Learn, LinkedIn und weiteren Drittanbietern eingebunden werden. Viva Learning soll in Q2 oder Q3 2021 allgemeinen Verfügung stehen.

Viva Insights für eine bessere Work-Life-Balance. Durch die Remotearbeit verschwimmt bei vielen Mitarbeitern die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben. Einige arbeiten zu viel und stehen vor einem Burnout. Mit Insights sollen die Mitarbeiter besser planen und überprüfen können, wie der Arbeitstag ist. Hier sollen Pausen, Pendeln und Meditation mit einbezogen werden, um bspw. entspannt in den Tag zu starten. So kann über Viva Insights ebenfalls Zeit für das “normale” Arbeiten eingeplant werden, damit der Tag nicht nur aus Meetings besteht und ungestörtes Arbeiten möglich ist. MyAnalytics und Workplace Analytics sollen in Viva Insight zusammengebracht werden. Die personalisierten Auswertungen sollen jedoch nur von den einzelnen Mitarbeitern einsehbar sein. Manager bzw. Vorgesetzte können diese Daten nur von ganzen Teams und nicht von einzelnen Mitarbeitern einsehen. Führungskräfte sollen durch diese Auswertungen einen besseren Überblick erhalten und Ihre Mitarbeiter besser unterstützen können. Durch die Analysen erhalten Sie Erkenntnisse über die Zusammenarbeit der Arbeitsgruppen und Teams und können die Fortschritte einsehen. Viva Insights ist als Vorschau bereits erhältlich.