Social Software Adoption und die Integration externer Daten in Social Software sind Herausforderungen, der sich immer mehr Unternehmen stellen müssen. Mit dem hs.Crawler haben wir eine Lösung für viele dieser Herausforderungen geschaffen, die gerade im neuen Gewand in der Version 1.5 freigegeben wurde. Kurz zur Erinnerung: Was ist der hs.Crawler?

Logo_hsCrawlerDer hs.Crawler erlaubt die Definition verschiedener Datenquellen (Domino Datenbanken, Jira, Redmine, …) und das Ermitteln von Daten aus den Datenquellen über die Erstellung einfacher bis komplexer Regeln. Eine Regel könnte lauten: Lese den Antragsteller, den Antragszeitraum und den Antragsgrund aus einem Urlaubsantrag im Status „zur Genehmigung“. Dann können wiederum Regeln auf die ermittelten Daten angewendet werden, um die Daten automatisiert nach IBM Connections zu posten. Eine solche Regel könnte sein: Erstelle einen Eintrag im Activity Stream der Personalwesen Community mit den ausgelesenen Antragsdaten und einem Link auf die Datenquelle. So kann der Urlaubsantrag direkt aus Connections heraus geöffnet und im Workflow weitergeleitet werden.

Der hs.Crawler erlaubt das Schreiben von Activity Stream Entries, Wikis, Forums, Blogs, Files, Activites und ToDos und übernimmt RT Formatierungen und bei Bedarf Attachments.

Die Version 1.5 kommt mit einigen neuen Features, die wir im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Fälligkeitsdatum in ToDo Item setzen

Falls aus der Datenquelle ein Fälligkeitsdatum ermittelt werden kann, so kann dieses nun in ein ToDo Item in IBM Connections übertragen werden, damit dieses von Connections überwacht werden kann.

Eingebettet Bilder hochladen

Domino Richtext wurde bisher ausgelesen und unter Einbehaltung der Formatierungen in HTML konvertiert und an IBM Connections übergeben. Dabei war es allerdings nicht möglich, die im RT eingebetteten Bilder mit hochzuladen. Dieses Manko haben wir mit der Version 1.5 behoben. Der folgende Screenshot zeigt ein Domino Dokument, welches 1:1 in einem Connections Wiki dargestellt wird:

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Attachments hochladen

Einige Anwendungen in IBM Connections erlauben das Anhängen von Attachments. Wenn eine Datenquelle Attachments beinhaltet, dann kann nun in den Regeln definiert werden, dass diese Attachments nach IBM Connections hochgeladen werden können. Der folgende Screenshot zeigt einen Handbuch Eintrag aus einem Domino Dokument, welches Attachments enthält. Diese wurden in den Wiki Post hochgeladen und sind damit in IBM Connections vorhanden.

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Update von Inhalten

Bisher konnten Inhalte ausschließlich einmalig nach IBM Connections geschrieben werden. Dies hatte zur Folge, dass wenn bspw. ein Wiki Eintrag erzeugt wurde zu Daten aus einem Unternehmenshandbuch und die Datenquelle geändert wurde, dass dann ein neuer Wiki Eintrag in IBM Connections erzeugt wurde. Mit der neuen Version des hs.Crawler werden einmal eingesammelte Daten unter Überwachung gestellt und wenn sich etwas ändert in der Datenquelle, dann wird der zuvor in IBM Connections erzeugte Eintrag aktualisiert. IBM Connections führt teilweise automatisch eine Versionshistorie, sodass auch auf vorherige Stände zurückgegriffen werden kann, falls erforderlich.

Unterstützung von Tags

Mit der Version 1.5 können beliebige Tags definiert werden, die mit einem neuen Eintrag in IBM Connections erzeugt oder bei Aktualisierungen erneuert werden. Dies können entweder selbst definierte Tags pro Regel sein oder die Tags werden direkt aus den Datenquellen ermittelt und übertragen.

Neue Datenquelle: Filesystem

Auf vielfachen Wunsch hin können nun Dateien aus Verzeichnissen gelesen und nach IBM Connections entweder als Dateien in der Files Anwendung oder zu Communities hinzugefügt werden. Der Updatemechanismus überwacht die Dateien ständig und erlaubt es, Änderungen, die an Dateien gemacht werden, als neue Version hochzuladen. Auf der anderen Seite kann der Service genutzt werden, um eine Einmalmigration von Dateien durchzuführen. Dabei können Verzeichnisse rekursiv durchsucht werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zu definieren, dass jedes einzelne Verzeichnis im Verzeichnisbaum einer Datei als Tag übertragen werden.

Upload im Namen eine bestimmten Users

In der Regel werden alle Posts in IBM Connections im Namen eines technischen Users erzeugt. Dies ist in einigen Fällen aber nicht gewünscht, da u.U. die Arbeit von bestimmten Personen nicht ausreichend gewürdigt werden kann oder einfach der Ansprechpartner zu einem Thema nicht klar ist. Daher kann mit der neuen Version definiert werden, dass Content im Namen des Users in Connections publiziert wird, der diesen Content auch in der Datenquelle erstellt bzw. zuletzt bearbeitet hat.

Embedded Experience im Activity Stream

Ein Highlight der neuen Version ist die Möglichkeit, beim Erstellen von Einträgen im Activity Stream die Embedded Experience zu konfigurieren und zu übertragen. Dabei stehen drei Optionen bereit:

  • In hs.Crawler konfigurierbare Embedded Experience (keine Programmierung erforderlich!)
  • Angabe einer URL zu einer selbst erstellten Webanwendung
  • Angabe eines in IBM Connections installierten Gadgets

Neben der reinen Anzeige von Daten aus der definierten Quelle kann über konfigurierbare Aktionen direkt aus dem Activity Stream heraus Code auf der Datenquelle ausgeführt werden. Wie in der folgenden Abbildung gezeigt wird z. B. über „Genehmigen“ (Approve) der Urlaubsantrag direkt in den korrekten Status gesetzt und eine Mail an den Antragsteller versendet. Damit können auch „Nicht-webfähige“ Datenquellen über IBM Connections angesprochen werden.

Darüber hinaus wird der Activity Stream Eintrag „actionable“ gemacht, d.h. er wird in den Aktionen angezeigt.

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Wir zeigen Ihnen gerne, was der hs.Crawler zu leisten im Stande ist. Melden Sie sich einfach unverbindlich bei uns oder treffen Sie uns auf der Connect 2016!

Die Integration von Systemen ist ein Thema, welches in vielen Unternehmen nur am Rande behandelt wird. Dabei kann die Integration bei vielen Problemen helfen. Dazu zählen bspw. die Redundanzvermeidung, die Gewinnung neuer Erkenntnisse durch das Verbinden zuvor getrennter Daten, die zentrale Bereitstellung verteilter Aufgaben oder die systemseitige Unterstützung bei der Adaption neuer Systeme.

IBM Connections ist ein System, welches aktuell in vielen Unternehmen pilotiert wird. Bei IBM Connections gibt es die besondere Schwierigkeit, dass das System nicht geschaffen wurde, um einen Anwendungsfall zu lösen. Vielmehr ist es eine Zusammenstellung einzelner Komponenten, die sich in sozialen Netzwerken entwickelt haben, zusammengeschnürt zu einer Anwendung für Unternehmen. In IBM Connections lassen sich ohne Zweifel Anwendungsfälle abbilden, jedoch gibt es hierfür keine klaren Vorgaben. So ist es schwer für Mitarbeiter, die Scheu abzulegen und mit dem System zu arbeiten. Hier beißt sich die Katze allerdings in den Schwanz: Wenn nur wenige Personen mit dem System arbeiten, wird es nie von der breiten Masse adaptiert, da IBM Connections nur von den dort hinterlegten Inhalten lebt.

Somit müssen sich Unternehmen zwangsläufig die Frage stellen, ob eine optimale Nutzung von IBM Connections rein durch organisatorische Maßnahmen und damit verbunden die Mitarbeitermotivation zur Nutzung des Tools erreicht werden können oder ob zusätzliche Funktionalitäten implementiert werden müssen. Dazu zählen z. B. Gamification-Addons oder auch Erweiterungen des Contents, wie es z. B. unser Partner TIMETOACT mit ihrer Web Content Management Extension (XCC) super verwirklicht hat.

Wir von Seiten der hedersoft sehen ebenfalls den Content im Fokus, wählen jedoch einen anderen Ansatz: Die gleichen Mitarbeiter, die in IBM Connections für den Content sorgen sollen, sind die Mitarbeiter, die tagtäglich mit Hilfe anderer Systeme Aufgabe zu erledigen haben und Informationen aus verschiedenen Anwendungen verarbeiten müssen. Oftmals handelt es sich hierbei auch um IBM Notes Datenbanken, die für das tägliche Arbeiten genutzt werden, da viele IBM Connections Kunden auch eine produktive IBM Notes/Domino Infrastruktur besitzen.

Warum als nicht zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen?

Fliege 1 ;-):
Durch die zentrale Zurverfügungstellung der relevanten Informationen in IBM Connections, wird die Akzeptanz zur Nutzung von IBM Connections erhöht und die ersten Einstiegshürden schneller überwunden. Mitarbeiter bekommen ein „gutes Gefühl“ im Umgang mit IBM Connections, da dem User Informationen über „was ist zu tun“ und „wo ist es zu tun“ in IBM Connections angezeigt werden. IBM Connections übernimmt die Überwachung für mich, ohne dass ich selbst suchen oder von Mails „erschlagen“ werde. IBM Connections ist also „ein cooles Tool“, es spart mir Zeit!
Fliege 2:
Bedingt durch Punkt 1 werden dem Mitarbeiter schnell die Möglichkeiten von IBM Connections bewusst und er wird selbst zum „Content-Creator“. Und genau das entscheidet über den Erfolg bzw. Miterfolg von IBM Connections im Unternehmen!

An dieser Stelle setzt der hs.Crawler an. Dieser ermöglicht es, mit einfachen Mitteln, Daten nach bestimmten Kriterien aus verschiedenen Datenquellen zu lesen und die so gesammelten Daten nach IBM Connections zu überführen. Als Datenquelle können neben IBM Domino Datenbanken jegliche Datenquellen angebunden werden, sofern diese Schnittstellen bieten (z. B REST, WebService, …). So haben wir bereits die Issue Tracker Jira und Redmine angebunden.

Die gesammelten Daten können dann wiederum nach bestimmten Kriterien an IBM Connections überführt werden. So kann in den Activity Stream eines einzelnen Users oder in den Activity Stream einer Community geposted werden, es können Blogs angelegt und Blogeinträge geschrieben und aktualisiert werden, es können Foren angelegt und Foreneinträge erstellt werden, Wikis werden durch den hs.Crawler erstellt und Wiki Einträge geschrieben. Dateien können hochgeladen und Aktivitäten sowie ToDo-Items erstellt werden.

Wie arbeitet hs.Crawler?

Datenermittlung und Datenverteilung mit dem hs.Crawler

 

 

 

 

 

 

 


Ein einfaches Beispiel:

In einer IBM Notes Datenbank wird ein Urlaubsantrag durch einen Mitarbeiter erstellt und zur Genehmigung weitergeleitet. Der hs.Crawler registriert dies und erstellt in der HR Community in IBM Connections einen Eintrag im Activity Stream mit einem Link auf das Notes Dokument, sodass der Mitarbeiter im Personalwesen direkt aus Connections auf den Antrag in Notes zugreifen kann, um entsprechende Aktionen auszuführen.

Ein weiteres Beispiel:
Das Organisationshandbuch wird in IBM Notes gepflegt. Neue Einträge oder Änderungen müssen genehmigt werden. Nach der Genehmigung werden die Handbucheinträge automatisch durch den hs.Crawler in ein IBM Connections Wiki geposted oder dort aktualisiert, falls bereits ein Eintrag bestand.

Und noch eins:
In einer HelpDesk-Anwendung werden Tickets erstellt und Unteraufgaben zu einem Ticket bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Über hs.Crawler wird automatisch eine Aktivität in IBM Connections erstellt und aus den jeweiligen Unteraufgaben werden ToDo-Items mit der Zuordnung des jeweiligen Users. Die nachfolgende Abbildung soll das verdeutlichen:

Aktivitäten in IBM Connections

Aus einem Ticket-System werden Aufgaben zu „Activities“ und „ToDo-Items“ in IBM Connections

Weitere Informationen zum hs.Crawler finden Sie auf unserer Homepage oder in weiteren Blogeinträgen die wir immer wieder zu diesem Thema veröffentlichen werden.